Softwares, plataformas o aplicaciones gratis: ¿ahorro o peligro para las compañías?
Las aplicaciones gratis han permitido que las personas y empresas puedan tener acceso a funcionalidades muy útiles para la vida diaria que pueden ir desde la presencia en alguna red social, el uso de un calendario para gestionar los eventos o incluso un juego para pasar el rato.
Este modelo de negocio, sin lugar a dudas, es el más rentable para los desarrolladores de herramientas digitales ya que cualquier usuario puede obtenerlas, usarlas e incluso modificarlas. Sin embargo, nada es totalmente gratis, ya que a cambio de la información, el acceso o el uso de todas las funciones de una app, son varias cosas las que damos a cambio.
Una de ellas es la presencia de anuncios, un elemento que es más que justo, dado que así los desarrolladores de estas soluciones pueden obtener una retribución económica por sus conocimientos y trabajo.
La otra, es un poco más “oscura” y ha saltado a la vista de todos, sobre todo luego de las auditorías y el juicio realizado a Facebook por la justicia estadounidense. Evidentemente, nos referimos al acceso a la información de los usuarios, como datos personales, contactos, rastreo del comportamiento, incluso fotografías y videos.
Ahora bien, la intención de este post no es que tengas miedo o saques a tu empresa de estas plataformas o aplicaciones gratuitas. El propósito general será contextualizarte sobre cuáles son las más populares, sus principales ventajas, peligros asociados y en qué áreas pueden producir un peor impacto en la economía y privacidad de los datos de una organización.
Al final, cada herramienta – gratuita o no – tiene pros y contras, por lo cual el alcance y la viabilidad de su uso depende de la expertise de tu empresa y su manejo estratégico.
Si esto es lo que estabas buscando antes de hacer clic, ¡te invitamos a leer hasta el final y aprender todas las particularidades de las aplicaciones gratuitas!
¿Cuáles son las apps y plataformas gratuitas más usadas por las empresas?
A día de hoy, es posible encontrar miles de aplicaciones gratis en los flujos de trabajo de empresas alrededor del mundo, lo que hace que esta lista pudiese extenderse a decenas de miles de caracteres. Sin embargo, con la intención de resumir la máximo las opciones, solo hemos dejado las principales. ¡Conócelas!
1. Software ERP
El ERP o Enterprise Resource Planning, lo que es lo mismo que un planificador de recursos empresariales, es un software que puede ser encontrado de forma gratuita – eso sí, con versiones limitadas – y que le permite a las empresas gestionar de manera más eficiente e, incluso, automatizada la administración de diversas tareas relacionadas a compras, logística, capital humano, entre otras.
Las ventajas que aporta van desde la optimización del uso de recursos hasta la automatización de tareas, la integración de diversas actividades en una sola plataforma, la reducción de costes y más.
Por otro lado, la elección de un software de gestión empresarial gratuito cuenta con diversas limitaciones, como el no satisfacer las necesidades de la empresa debido a la imposibilidad de adaptarse a los requerimientos de la misma, problemas con la migración de datos por almacenamiento limitado o integraciones ineficientes.
2. Trello y otros softwares de administración de proyectos
Esta aplicación gratis con características pagas es una herramienta ampliamente usada en diversas empresas gracias a los grandes beneficios que logra aportar en términos de comunicación, gestión de proyectos y supervisión de avances.
Sin lugar a dudas, Trello se ha convertido en un favorito de empresas de todos los tamaños y que está presente en miles e, incluso, cientos de miles de organizaciones. Sin embargo, las filtraciones de tableros públicos recientemente en abril de 2021 han puesto en evidencia las falencias que poseen sus desarrolladores y el peligro que existe para los negocios de que su información sea vista por otras personas o entes.
Esto también puede suceder en otros softwares de administración de proyectos que se han desarrollado tomando a Trello como principal referencia.
3. WhatsApp
WhatsApp es una de esas aplicaciones gratis que todos tenemos instaladas en nuestros teléfonos y computadoras, y se ha convertido en una herramienta imprescindible para muchas empresas con miras a mantenerse en comunicación constante con sus consumidores y clientes potenciales.
La posibilidad de tener una plataforma de mensajería instantánea al alcance de un toque es una ventaja evidente. Además, estas empresas pueden optimizar sus operaciones agregando mensajes automatizados, catálogos actualizados y sin hablar de la movilidad y acceso que permiten tener.
Pero, por otro lado, las caídas de la plataforma – como es común en las aplicaciones gratis – han sido un elemento recurrente en la dinámica de esta app con los usuarios. Siendo la última el 4 de octubre una de las más alarmante y dejando a personas y empresas incomunicadas por más de 6 horas continuas.
4. Google Drive
Google Drive se ha convertido en un aliado para muchas organizaciones —sobre todo las PyMEs— a la hora de almacenar, compartir y distribuir información, ya sean documentos, contratos, imágenes o cualquier otro archivo digital.
Esta plataforma diseñada por Google, otorga 15 GB de almacenamiento gratuito a cada usuario con la posibilidad de elevar el tamaño a través de planes de pago. Además, integra otros servicios de Google como Gmail, Duo o Keep para enviar archivos por email o acceder a estos artículos desde cualquier parte, incluso sin tener una conexión a Internet.
Ahora bien, a pesar de brindar una serie de funcionalidades gratuitas, todos sabemos cómo Google usa nuestros datos, contactos e información general para diseñar anuncios cada vez más personalizados. Eso sin contar con las fallas y caídas del sistema que han experimentado a través de los años.
Y estas son solo algunas de las aplicaciones gratis que en una inmensa mayoría de los casos están presentes en las operaciones diarias de empresas de todos los giros. Lo que nos lleva a ampliar mucho más en las ventajas que estas pueden llevar a las organizaciones, antes de desarrollar, de manera objetiva, los potenciales riesgos.
¿Cuáles son las ventajas de la utilización?
Durante parte del 2020 y todo el 2021 el mundo a atravesado un cambio drástico del paradigma social, llevando la digitalización a un estado mucho más proliferado y extendido de lo que se tenía pronosticado. Este proceso evidenció los grandes beneficios que las aplicaciones gratis pueden proporcionar a las personas y, sobre todo, a las empresas en aras de encontrar nuevas formas de mantenerse productivas.
Por ello, a continuación, te mostraremos algunas de las ventajas que las aplicaciones gratuitas pueden brindar a las empresas y que se han convertido en elementos esenciales de negocios.
Información precisa
Como primer punto tomamos un elemento que ha sido la base del gran éxito de la transformación digital a través de los años: obtener información precisa y oportuna para lo toma de decisiones.
En tiempos de incertidumbre, donde los mercados parecen ser un enigma para emprendedores y empresarios, mantener datos relevantes e insights verídicos del comportamiento de las industrias, ha permitido que miles de compañías puedan entender cómo desenvolverse en las arenas movedizas de sus giros, es decir, escoger acciones que se adapten a las necesidades de los consumidores.
Rentabilidad
Las empresas —sobre todo las PyMEs y startups— necesitan de estrategias de comercialización sólidas para provocar un crecimiento sostenible —tomando en cuenta la competitividad que existe— y alcanzar la tan anhelada rentabilidad financiera en TI y todas las áreas del negocio.
En ese sentido, las aplicaciones gratis en las organizaciones permiten acceder a un grado superior de versatilidad y adaptabilidad para generar ingresos y optimizar la experiencia de compra de los clientes.
Por ejemplo, a través de una red social, una empresa podría atraer clientes a través de publicidad, generar paquetes de suscripción a sus productos o servicios o administrar las ventas de su ecommerce. Todo esto mejora la experiencia de los consumidores y estimula un buen flujo de efectivo.
Posicionamiento
El posicionamiento se ha convertido en un factor fundamental a la hora de impulsar a las empresas, sobre todo en sus etapas iniciales. De esta forma, existen decenas de aplicaciones gratuitas que facilitan el desarrollo de la presencia de las empresas a través de dos vías:
- Manteniendo la presencia y la accesibilidad para los consumidores a través de plataformas sociales o servicios de mensajería instantánea, sin tener que obligarlo a visitar la tienda física.
- Trabajar aspectos como la experiencia de compra, la optimización de recursos o la atención al cliente a través de softwares gratuitos con el fin de ganar mayor notoriedad y autoridad en el giro.
Colaboración
Las soluciones de software y plataformas digitales en la gran mayoría de los casos permite integraciones a nivel empresarial con el objetivo de generar, recopilar, gestionar y compartir información entre ellas sobre diferentes aspectos inherentes al negocio.
Lo que deja la posibilidad de simplificar múltiples procesos de producción y análisis a pequeñas etapas, disminuir la redundancia de tareas y centralizando las operaciones en una sola consola, con el propósito de brindar congruencia operacional a diversas áreas de la organización.
De la misma forma, las herramientas de comunicación y gestión de proyectos facilitan las conversaciones multidepartamentales y la transmisión de información urgente de forma inmediata, acelerando el flujo de trabajo, concientizando a cada integrante involucrado y promoviendo el orden en cada fase del proceso productivo.
Organización
Las aplicaciones orientadas a empresas permiten controlar el flujo de información en una sola plataforma, haciendo disponible cada dato, archivo o documento en una misma interfaz, garantizando una gestión centralizada, ahorrando tiempo y aumentando la productividad general.
Poner datos e informaciones relevantes al alcance de los colaboradores adecuados, a través de aplicaciones basadas en la nube o instaladas en los servidores internos de la compañía, facilitará el flujo de transmisión de información y el cumplimiento de las responsabilidades de cada integrante.
Reducción de esfuerzos manuales
Evidentemente, al incorporar una app dentro de las operaciones de la empresa, se eliminan casi por completo los esfuerzos manuales, repetitivos e innecesarios, lo que conlleva la mitigación de los errores humanos y, por supuesto, un aumento en la efectividad de los procesos comerciales.
Dicho esto, queda más que claro que las aplicaciones gratuitas son grandes generadoras de oportunidades de negocio y optimizadoras de procesos empresariales.
Sin embargo, existen riesgos, limitaciones y amenazas de las que son blanco y que conocerlas resulta una tarea imperante.
¿Cuáles son los peligros y riesgos involucrados?
Ya lo hemos mencionado, las aplicaciones empresariales gratuitas recopilan más datos e lo que se nos informan: ubicación, historial de navegación, contactos, agenda, identidad de los usuarios y muchos otros datos más son usados por estas compañías para diferentes fines.
Por ejemplo, si una empresa permite que sus colaboradores sincronicen sus calendarios corporativos y cuentas de email con sus dispositivos móviles personales, la organización podría ser vulnerada en cualquier momento y por una serie considerable de motivos.
Si un miembro de la empresa concede el acceso a sus aplicaciones gratuitas a los contactos también tendrán en sus manos los nombres y títulos de los integrantes de la compañía, incluso a los códigos de acceso para llamadas privadas, lo que puede usarse para el denominado phishing o la sustracción de datos corporativos a través de un hackeo al dispositivo.
Ahora bien, con la intención de contextualizar a nuestros lectores de los potenciales riesgos y peligros involucrados con el uso de aplicaciones gratuitas, hemos separado en 3 grandes grupos las consecuencias que pueden tenerse por esta práctica.
1. Riesgos para la ciberseguridad
Las aplicaciones, sobre todo las gratuitas recopilan una cantidad realmente preocupante de datos personales y, el trato que se nos ofrece a priori es simplemente usar esas informaciones para mostrarnos publicidad a cambio de las funcionalidades que ofrece.
Sin embargo, se sabe que esto va mucho más allá. Y es que los términos y condiciones que se aceptan antes de empezar a usar las apps, en resumen, permiten que estos softwares nos vigilen a través del dispositivo.
Al aceptar estas condiciones, estaremos dándoles permiso a empresas e instituciones que su modelo de negocios se basa en la vigilancia personal continua y profunda.
Pero esto, evidentemente, va mucho más allá. Y es que existen peligros potenciales relacionados directamente con la seguridad de nuestros datos y, por supuesto, los de la empresa y todas las operaciones que se ejecutan digitalmente.
Por lo que vale la pena resaltar las principales:
Ransomware
El ransomware se trata de programas que pueden acceder a la información almacenada en los dispositivos a través de aplicaciones.
Su modus operandi se resume en el cifrado de archivos para impedir que el usuario o la empresa pueda acceder a ellos. Y, a cambio de la liberación de estos datos, se exige un “rescate” .
Adware
Estas son aplicaciones que generan clics falsos en segundo plano en anuncios sin pedir el consentimiento de los usuarios con el fin de producir un beneficio económico a cuesta de los recursos del propietario del dispositivo.
Keyloggers
Los keyloggers son programas que se “esconden” debajo de las apps y guardan un registro de los toques que se dan a la pantalla o al teclado, permitiendo transmitir esta información a ciberdelincuentes y descifrar todo tipo de datos, como nombres de usuario, contraseñas, conversaciones y mucho más.
La seguridad informática es un punto crucial dentro de las operaciones de una empresa y la gestión de la información que se genera. Por ello, el riesgo cibernético que está vinculado a la estructura operativa de la organización pueden producir pérdidas patrimoniales y de credibilidad irreparables.
Cualquier de estas amenazas de ciberseguridad pueden ser fatales para una organización y permitir el uso indiscriminado y subjetivo de aplicaciones gratuitas puede ser la puerta de entrada para múltiples problemas relacionados con el tratamiento de la información.
2. Riesgos para las ventas
Una empresa que dependa de aplicaciones de terceros para cumplir con sus operaciones, siempre estará en riesgo de perder negocios y ver sus ventas caer.
Un ejemplo claro de ello fue la caída estrepitosa que tuvo Facebook, WhatsApp, WhatsApp Business e Instagram durante octubre de 2021, donde miles de empresas perdieron cantidades incalculables de dinero debido a una falla en la plataforma de la ahora denominada Meta.
Uno de los riesgos más trascendentales que las empresas se exponen día con día es el no poseer ningún tipo de control cuando una plataforma o software experimenta inconsistencias en su servicio.
Y es que, para muchas PyMEs, crear una app propia o un sitio web es un objetivo distante debido al costo que involucra, pero, ante eventos de este tipo, se ha convertido cada vez más en una necesidad.
Asimismo, tener una plataformas de ventas online a través de terceros, como los marketplaces de Facebook, Mercado Libre o cualquier otra organización que permita publicar y vender gratis, pueden generar ciertos problemas de comunicación y gestión de inventario que provoquen la caída de los ingresos para una empresa.
Sin contar con el uso de softwares de gestión de recursos que no se adapten a las necesidades específicas del negocio o su versión gratuita solo permita el uso de cierta cantidad de funcionalidades, que limite las posibilidades comerciales para la compañía a través de operaciones ineficientes de administración de recursos empresariales.
3. Riesgos para la relación con el cliente
Por último, pero no menos importante, uno de los principales peligros que existen del uso de aplicaciones gratuitas para las tareas fundamentales de una empresa es la degradación de la relación con el cliente a causa de plataformas poco intuitivas, inestables y que puedan ser objeto de ciberataques.
La relación con el cliente es un factor fundamental, sobre todo en las empresas que mantienen un relacionamiento netamente digital con sus consumidores.
Si tomamos en cuenta que la conversación e interacción comercial de las empresas está migrando cada vez más a espacios digitales, la utilización de recursos tecnológicos es más evidente y necesario.
En ese sentido, uno de los riesgos de usar apps en forma gratuita ese el inexistente control que tienen las organizaciones para administrar y gestionar las plataformas de interacción con sus usuarios.
Supongamos que el medio de contacto que tiene una marca con su audiencia es únicamente Instagram. Una caída del sistema o problemas experimentados con la app para dispositivos puede generar una degeneración de la relación con los clientes, producir malos entendidos o, incluso, ocasionar la desilusión y desligamiento de relaciones comerciales a causa de la inconsistencia del sistema.
Asimismo, el uso de soluciones tecnológicas como un CRM (Customer Relationship Management) de forma gratuita puede, en lugar de hacer eficientes las operaciones, llevar a transiciones lentas, poco o nulo soporte o procesos más tardados debido a posibles resistencias de empleados, incompatibilidad con integraciones de otros softwares, licencias limitadas, entre otros cuellos de botella.
CRM y aplicaciones de cloud computing gratuitas
Ahora bien, a pesar de que los riesgos de las aplicaciones gratuitas pueden llegar a ser abrumadoras, sí existen ciertas funcionalidades que un software CRM o plataforma basada en la nube pueden llegar a proporcionar.
Los sistemas CRM gratuitos, a pesar de no exigir un pago por su uso puede ser de gran ayuda. Por ejemplo, en el mercado se encuentran soluciones basadas en la nube que facilitan:
- Recopilación de los datos de los contactos y ejecución de un análisis de las necesidades de la organización.
- Uso de los datos para gestionar de forma eficiente las oportunidades de negocio para la empresa.
- Obtención de nuevos clientes y generar procesos de fidelización más efectivos.
- Fácil manejo de la plataforma.
- Análisis del funnel de ventas.
- Personalización.
- Integraciones.
- Migración de información a otras plataformas.
Generalmente este tipo de solución gratuita solo permitirá un único propietario para cada contacto, funciones de automatización limitadas e integraciones solo de pago, lo que podría contrastar con el real potencial de una herramienta de este estilo en su versión premium.
Asimismo, existen otras aplicaciones gratuitas basadas en la nube que facilitan la aplicación de diversas funcionalidades como servicios de comunicación y mensajería como Skype, gestores de email marketing como MailChimp o servicios de almacenamiento de archivos como Dropbox.
Sin lugar a dudas, las aplicaciones gratuitas son grandes facilitadores de funcionalidades para empresas, sobre todo aquellas que se encuentran en etapas iniciales y con presupuestos limitados.
Pero estar la tanto de los riesgos y peligros que estás pueden generar podrá brindar perspectiva a gerentes, directores y CEOs con el objetivo de mitigar esas amenazas y brindar seguridad operativa y garantía a sus consumidores.
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