Escritorios virtuales: como implementar y cuidados que debes tener en tu empresa
La irrupción de nuevas tecnologías en conjunto con las oscilaciones frecuentes en el perfil de consumo han ocasionado que cada vez más negocios incorporen soluciones y estrategias que optimicen su nivel de competitividad. Este es el caso de los escritorios virtuales.
Si quieres descubrir en qué consisten estos escritorios, te sugerimos que reserves un tiempo en tu agenda para leer este contenido con atención.
En sus líneas, encontrarás abundante información sobre este tema.
¡Adelante!
¿Qué son las oficinas virtuales?
Recientemente, el home office se ha convertido en una poderosa tendencia de mercado principalmente por promover la productividad de los equipos y reducir los gastos operativos del negocio.
Es un hecho que la crisis sanitaria ocasionada por el Covid-19 ha impulsado la adopción de esta dinámica laboral en empresas de diferentes tamaños. Sin embargo, esto solo ha sido posible gracias al desarrollo de herramientas tecnológicas orientadas a atender las necesidades típicas del teletrabajo.
Entre las más relevantes soluciones facilitadoras del trabajo remoto, centramos nuestra atención en los escritorios virtuales.
Las oficinas virtuales consisten en espacios digitales en el ambiente cloud equipados para proporcionar una experiencia laboral cómoda, eficiente y ágil.
Es un servicio online que provee una serie de funcionalidades cuya principal finalidad es permitir el cumplimiento de las actividades laborales y el intercambio informativo entre los equipos de trabajo, independientemente de su ubicación geográfica.
Por lo tanto, las oficinas virtuales favorecen la realización del trabajo bajo la modalidad electrónica contando con recursos que promuevan su virtualización como el ambiente en la nube, la inteligencia artificial, el machine learning, entre otras tecnologías.
¿Cómo funcionan las oficinas virtuales?
Conocido en inglés como virtual desktop, consiste en un escritorio almacenado en un servidor central. Por lo cual, el usuario puede acceder de forma remota.
Así pues, este tipo de solución permite que los colaboradores ingresen a su espacio de trabajo tan pronto como lo necesiten contando con el apoyo de herramientas y funcionalidades extremadamente seguras y confiables.
De hecho, el mecanismo de funcionamiento de una oficina virtual varía de acuerdo con el proveedor del servicio, puesto que cada uno cuenta con determinadas ofertas, herramientas e infraestructura digital.
No obstante, la esencia de su funcionamiento es la misma: garantizar que el contratante del servicio acceda a funcionalidades alcanzando así, una imagen profesional sin requerir el alquiler de una ubicación física.
En virtud de sus características y particularidades, esta es una excelente alternativa para:
- Autónomos que deseen difundir una imagen respetable y sólida.
- Emprendedores que quieran iniciar un negocio con bajos costos y poca inversión.
- Empresas que necesiten mitigar sus costos y puedan operar en el ambiente digital.
- Compañías que deseen renovar su modelo de negocio.
En términos generales, un escritorio digital flexibiliza las operaciones corporativas permitiendo que los equipos ejecuten sus actividades a distancia sin perder cuidado de la productividad, eficiencia y excelencia.
Es decir, la herramienta fruto del acentuado avance de la transformación digital facilita que los profesionales trabajen como si lo estuvieran haciendo dentro de una oficina física.
Por lo que puede generar una experiencia fabulosa tanto para las empresas y sus colaboradores como para sus clientes. Genial, ¿verdad?
¿Cuáles son sus principales beneficios?
Ahora que conoces qué son y cómo funcionan las oficinas virtuales, ha llegado el momento de presentar sus beneficios:
Reducción de costos de capital
Disponer de una estructura centralizada contribuye a la reducción de una serie de costos, bajo diferentes frentes.Por ejemplo, el hecho de contratar un servicio almacenado en la nube evita que las organizaciones inviertan recursos en una infraestructura específica como servidores, programas y contratación de personal de TI. Asimismo, prescinde de la compra de licencias y registros, dado que el contratista se hace cargo del mantenimiento y de la actualización del software.
Un proveedor especializado cuenta con un equipo de profesionales listo para ofrecer soporte virtual en el momento que el usuario demande sin requerir el pago de montos añadidos. En este sentido, al contratar un servicio de oficina virtual, es imprescindible cerciorarse de que el proveedor tiene una buena reputación en el mercado y ofrece un servicio completo incluyendo, posibles instancias de mantenimiento y soporte.
Asimismo, este recurso facilita la mitigación de una serie de costos derivados de las actividades presenciales como el alquiler de un espacio físico, así como la contratación de mano de obra o servicios de limpieza y mantenimiento.
Pool de recursos
Como la mayor parte de los proveedores permite estructurar un plan de servicio acorde con las necesidades de cada cliente, es posible contar con un pool de recursos muy variado acaparando así, funcionalidades de las diferentes áreas corporativas.
Cuanto más grande sea el pool de funciones, más abarcativo será el servicio por lo que tiende a atender un número mayor de sectores, actividades y procesos.
Más productividad en las rutinas
El acceso a la información en tiempo y forma, eleva el potencial productivo de los equipos de trabajo. Esto ocurre en virtud de la centralización de los datos en un único servidor y por el hecho de permitir el intercambio informativo mediante los canales de comunicación que implica.
Además, este tipo de herramienta facilita una configuración enfocada a la atención de las demandas internas del negocio. Por lo cual habilita estructurar un ambiente online contando con las aplicaciones y funcionalidades interesantes para cada sector.
En efecto, el incremento de la productividad es el reflejo de la eficiencia de las tecnologías implicadas en estas oficinas entre las que destacamos la Inteligencia Artificial con sus chatbots y el Internet of Things con sus conexiones entre las máquinas por medio de internet.
Mejora de la calidad del clima organizacional
En lo que concierne al clima organizacional, un escritorio virtual puede mejorarlo aportando los siguiente puntos positivos:
- Incremento en la autonomía de los colaboradores.
- Optimización de la gestión de tiempo.
- Mejora en la comunicación interna entre los miembros de un grupo y entre los sectores.
- Rápido acceso a los datos empresariales.
Cuando los colaboradores se sienten cómodos y cuentan con las herramientas, así como las estrategias básicas necesarias para llevar a cabo su trabajo, elevan su grado de motivación y tienden a desempeñar sus actividades con más eficiencia y destreza.
Por consiguiente, el clima organizacional mejora presentándose más ameno, cordial y apto para el trabajo colaborativo.
Estímulo a la movilidad empresarial
Mediante el uso de una plataforma en la nube, los profesionales pueden trabajar desde cualquier lugar, independientemente del horario y del dispositivo que utilizan para ingresar al escritorio digital.
Por ejemplo, los colaboradores pueden trabajar durante los viajes de trabajo accediendo a la información necesaria para cerrar negocios más rentables y prometedores.
Esto es posible gracias a que el ambiente digital permite un flujo informativo bajo los pilares de la seguridad de la información, es decir, atendiendo a las buenas prácticas de confiabilidad, integridad y disponibilidad.
Para ello, las empresas proveedoras de estas herramientas priorizan la idoneidad de los datos mediante recursos de encriptación, uso de técnicas como backups y mecanismos de acceso con claves individuales.
Escalabilidad de las operaciones comerciales
Como señalamos anteriormente, los proveedores de esta suerte de herramientas ofrecen un vasto pool de recursos permitiendo de este modo, que la empresa estructure una oficina de acuerdo con sus particularidades, necesidades y exigencias.
Esto viabiliza que un negocio comience su actividad online disponiendo de un escritorio con funcionalidades limitadas y, a medida que identifique la demanda, puede expandirlas solicitando nuevos recursos a su partner de negocios.
Así, la escalabilidad facilita las respuestas rápidas ante un aumento abrupto en la demanda de trabajo o frente a cambios en el modelo de negocio.
Más conectividad para empresas
Ante la creciente globalización, es nítida la necesidad de asegurar que las organizaciones accedan a datos relevantes sobre el mercado y sus procedimientos internos en tiempo real, es decir, cuenten con un excelente nivel de conectividad con el exterior, entre sus áreas y sus colaboradores.
Crear un escritorio virtual optimiza el grado de conectividad de los negocios abriendo espacio para nuevos negocios, acelerando el intercambio de información e identificando posibilidades de innovación.
Integración con herramientas
Las mejores empresas proveedoras de oficinas digitales permiten la integración de su herramienta con otros sistemas corporativos como softwares Enterprise Resource Planning (ERP) y Customer Relationship Management (CRM).
Como resultado, es posible centralizar y cruzar los datos en el momento que amerite optimizando así, la calidad de la toma de decisiones, así como de las estrategias emergentes.
Personalización para los desafíos de su empresa
La personalización del pool de recursos permite abordar el trabajo en el ambiente virtual como una estrategia corporativa.
Por ejemplo, una empresa puede decidir que esta es la mejor alternativa para potencializar la atención al cliente, pues facilita contactarlo y ofrecerle una respuesta de manera rápida y dirigida a la solución de sus problemas.
A medida que se identifiquen buenos resultados, la empresa puede optar por añadir el teletrabajo a la rutina de otros sectores. O sea, personalizar su actividad online de acuerdo con sus necesidades y perspectivas en cuanto a eficiencia, agilidad y potencial rentable.
Estímulo para la mejora de las tecnologías
Al contar con un escritorio virtual, las empresas tienden a sentirse motivadas para agregar recursos tecnológicos que optimicen aún más la calidad de su trabajo como es el caso de softwares de gestión de clientes.
En definitiva, podemos decir que la estructuración de estas oficinas es un gran estímulo para la transformación digital de los negocios.
¡Muy bien!
Se observa que los escritorios online ofrecen una gran cantidad de beneficios pudiendo así, posicionarse como una alternativa moderna ante el aumento de la competitividad en el mercado y un poderoso diferencial en términos de eficiencia y desempeño.
¿Cuál es la importancia de la ergonomía en la vida diaria?
Más allá de contar con un escritorio virtual de primera calidad y soporte estratégico para el desarrollo del trabajo home office, es esencial que la empresa difunda las mejores prácticas ergonómicas. Pero, en definitiva, ¿en qué consisten?
El objetivo de la ergonomía es garantizar las condiciones necesarias para que los colaboradores ejecuten sus actividades de manera segura priorizando así, la buena relación entre el profesional y su ambiente de trabajo.
En efecto, incentivar la implementación de estas medidas no solamente promueve el bienestar de los profesionales, sino también optimiza el desempeño del negocio. Esto ocurre porque los funcionarios se sienten valorados y entienden que la empresa pone su bienestar en primer plano.
Básicamente, la ergonomía estudia soluciones para adaptar el ambiente laboral contribuyendo así, para la salud de los colaboradores. Por lo cual, repercute positivamente en su productividad y en la reducción de accidentes durante la jornada de trabajo.
Prácticas ergonómicas en el trabajo remoto
A continuación, conoce algunas de las medidas de ergonomía más recomendadas por los especialistas para poner en práctica durante el trabajo en escritorios virtuales:
- Seleccionar un espacio iluminado y ventilado que permita mantener la columna recta en una postura cómoda y la respiración consciente.
- Utilizar una mesa o escritorio de acuerdo con la altura del colaborador y una silla que atienda las reglas ergonómicas.
- El ordenador debe mantenerse a una distancia entre 50 y 75 centímetros del usuario evitando así, posibles cefaleas y el cansancio en la vista.
- Al usar un notebook, verificar si la altura de la pantalla es adecuada.
- Consumir agua durante la jornada evitando así, una deshidratación.
- Hacer estiramientos periódicos.
En efecto, son medidas bastante simples. Puedes promoverlas entres tus colaboradores enviando mensajes por correo electrónico, durante las reuniones online o mediante comunicaciones en aplicaciones de mensajería instantánea.
Por último, vale la pena recalcar que la ergonomía incrementa la capacidad productiva de los individuos tanto por reducir la incidencia de problemas de salud como por motivarlos al trabajo. Esto conlleva a un clima laboral más afable e integrador favoreciendo así, la colaboración entre los equipos de trabajo.
¿Por qué la colaboración es estratégica para el negocio?
Ante un ambiente comercial muy competitivo e inestable, las organizaciones necesitan ser flexibles y ágiles para responder a las demandas de los clientes.
Para eso, deben ofrecer rápidamente productos y/o servicios que atiendan su expectativas de consumo tanto en cuanto a calidad como en términos de personalización.
Bajo este contexto, el trabajo colaborativo se ha convertido en una importante estrategia de negocios y, en la actualidad, se lo considera como un poderoso instrumento para superar los desafíos del mundo globalizado.
En efecto, el trabajo colaborativo promueve el desarrollo de ideas creativas, innovadoras y extremadamente útiles. Asimismo:
- Mejora la capacidad para solucionar problemas complejos.
- Facilita la toma de decisiones.
- Reduce el tiempo requerido para ejecutar las tareas.
Una de las formas más inteligentes de invertir en el trabajo en equipo es implementando el modelo de trabajo remoto. Al disponer de un escritorio virtual, los colaboradores pueden intercambiar información, ayudarse y trabajar de forma sincronizada ya sea en su hogar o en otro lugar que crea propicio.
¿Cómo implementar esta solución en la empresa?
Luego de conocer los principales aspectos de la solución, es posible que quieras recurrir a la adopción del escritorio virtual. En las próximas líneas, descubrirás cómo hacerlo:
1. Identifica las necesidades de la empresa
Detecta los motivos por los que la empresa se interesa en esta herramienta. Para eso, estudia sus demandas, cuáles áreas pueden trabajar de forma remota y el flujo informativo que fluirá en el ambiente digital.
A partir de esta información, tendrás una buena base para identificar las tecnologías que pueden atenderlas.
2. Evalúa cuáles herramientas y funciones pueden atenderlas
En este segundo paso, es importante que los empresarios y gestores profundicen su investigación con el afán de detectar qué tipo de herramientas disponibles en el mercado pueden atender las demandas detectadas en la etapa anterior.
3. Mapea los softwares y aplicaciones usados en el negocio
Posteriormente, es imprescindible efectuar una búsqueda interna que permita identificar los recursos tecnológicos que forman parte del cotidiano de la empresa.
De hecho, este punto se relaciona con la capacidad de integración de los diferentes programas y de centralización de la información.
4. Verifica los proveedores que atienden las demandas empresariales
Con la información que amerita en manos, es hora de identificar las empresas que ofrecen esta clase de servicio.
Además de poner en la balanza los factores inherentes a las soluciones, es indispensable verificar la idoneidad, responsabilidad y reputación de los proveedores.
Asimismo, es fundamental conocer su grado de compromiso, cumplimiento y honestidad, pues consiste en un importante partner de negocios y su solución será vital para el crecimiento de la empresa contratante. Por lo tanto, la empresa debe escoger un proveedor de excelencia.
5. Compara el costo-beneficio de las mejores soluciones
Por último, el gestor debe comparar las diferentes alternativas con la intención de detectar la herramienta más interesante para su negocio tanto en términos de costos como de efectividad y desempeño.
Sin dudas, al poner en práctica nuestra guía, verás que elegir e incorporar una solución de escritorio virtual es un reto alcanzable. De hecho, al hacerlo con cuidado, es posible obtener excelentes resultados.
¿Cuáles son los cuidados necesarios en esto?
Además de tener en cuenta nuestros consejos de implementación, es crucial cuidar 2 puntos:
Ciberseguridad
Las cuestiones de ciberseguridad en el teletrabajo deben ser una prioridad para las empresas principalmente porque un escritorio digital maneja un sinfín de datos corporativos, incluso, sigilosos.
De este modo, es imprescindible que la selección de la herramienta más acertada considere aspectos de seguridad en IoT y otros tipos de tecnología.
Al seleccionar un proveedor idóneo, accederás a una solución integrada con recursos de seguridad de la información. No obstante, el nivel de protección de los datos empresariales está directamente relacionado con la adopción de medidas internas como:
- Limitar el acceso a los datos de acuerdo con el puesto.
- Cerrar la sesión cada vez que el colaborador se aparte de su máquina.
- Cambiar las claves de forma frecuente.
- Hacer copias de seguridad.
- Instalar actualizaciones.
- Utilizar firewalls y antivirus.
Capacitación de los colaboradores
Para que los equipos aprovechen todas las ventajas de herramientas de colaboración, es indispensable capacitarlos profundizando sus conocimientos sobre las nuevas tecnologías y su universo de posibilidades.
Así pues, la empresa debe desarrollar cursos, capacitaciones y workshops sobre las funcionalidades del escritorio virtual incentivándolos así, a maximizar su utilidad.
En consecuencia, el personal entiende que la integración de un escritorio inteligente no solo proporciona excelentes resultados a la empresa, sino también promueve su productividad.
Básicamente, esto es posible gracias a la automatización de una serie de actividades que antes quedaban a cargo de los profesionales y a la entrega de reportes acordes con sus necesidades.
¿Cómo aprovechar los resultados de las oficinas inteligentes?
La promoción del trabajo remoto optimiza la rentabilidad de la empresa y esto es la consecuencia de un proceso lógico.
Al incrementar la velocidad del flujo de información entre los colaboradores, es posible agilizar los procedimientos internos y, por consiguiente, atender a las demandas externas con mucho más eficiencia y celeridad.
Como resultado, se obtiene una franca ventaja ante la competencia permitiendo así, atraer y fidelizar nuevos consumidores a raíz del aumento de la zona de cobertura, así como satisfacer otros grupos de interés.
¿Hay opciones de espacio de trabajo inteligente?
Luego de obtener abundante información sobre los escritorios virtuales, debes estar curioso para descubrir si existen numerosas opciones de espacios de trabajo inteligente en internet, ¿no es cierto?
Adelantamos tu investigación contándote que sí, es posible encontrar abundantes alternativas.
Sin embargo, no todas proveen recursos de excelencia, ofrecen servicio técnico especializado y cuentan con un equipo de atención al cliente listo para analizar las demandas de un cliente y ofrecer las mejores soluciones.
En lo concerniente a las opciones valiosas, destacamos las oficinas inteligentes de Ikusi, pues en su ambiente colaborativo encontrarás recursos extremadamente eficientes para acelerar el trabajo remoto.
Entre sus beneficios, encontrarás:
- Disminución de los tiempos de ejecución y de las necesidades de TI.
- Actualizaciones automáticas.
- Recursos de hardware y un abundante pool de recursos.
- Tecnologías emergentes sumamente interesantes.
- Alternativas fabulosas para evitar los sistemas telefónicos.
Como ves, con los espacios de Ikusi, tu negocio podrá alzar vuelos muy alto incluso, expandiendo sus operaciones mediante la implementación de sucursales y/u otras oficinas remotas.
Asimismo, las tecnologías de Ikusi permiten que la empresa contrate mano de obra en otros países aumentando así, la probabilidad de encontrar profesionales capacitados y con nuevas propuestas.
¡Hemos finalizado!
Esperamos que hayas entendido que recurrir a los escritorios virtuales es una práctica moderna que puede generar resultados fabulosos en términos económicos y mercadológicos.
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