9 tips para reducir costos en TI
La gestión de gastos en una empresa suele ser una tarea compleja y llena de detalles, demandando así, la utilización de muchas herramientas, técnicas y soluciones que permitan administrarlas eficientemente. En ese sentido, aprender cómo reducir costos de TI lleva consigo ciertos elementos que aprender y, en este post, te mostraremos 9 tips para lograrlo con efectividad.
El área de TI (Tecnologías de la Información) se ha convertido en el pilar en donde descansan la mayoría —o todas— las estrategias digitales y procesos informáticos dentro de una organización.
Contar con un departamento especializado, capacitado y equipado con profesionales y recursos tecnológicos para diseñar, aplicar y medir cada tarea que contenga elementos inherentes a la tecnología es un sinónimo de éxito y productividad, sobre todo en una comunidad empresarial cada vez más transformada digitalmente.
A continuación, te contextualizaremos sobre los gastos recurrentes y cómo reducir costos de TI.
¿Cuáles son los principales costos en TI?
Siguiendo el criterio establecido por la firma de consultoría Gartner, el presupuesto del departamento de TI debe estar agrupado en 3 grandes clasificaciones.
- Proyectos Run: donde se incluyen los procesos que permiten que la actividad diaria se ejecute correctamente y que son imprescindibles como la habilitación tecnológica, software, hardware, servicios.
- Proyectos Grow: que sirven para estimular la mejora de los servicios, como la capacitación del personal.
- Proyectos Transform: tienen la capacidad de generar nuevas oportunidades para la empresa, como la formación de los usuarios, tecnologías innovadoras, viáticos para nuevos proyectos, entre otros.
Gastos vs inversiones: ¿dónde está la diferencia?
A menudo, muchos directores o gerentes de TI ven la transformación digital y la digitalización de algunas áreas de la empresa como simples gastos que pueden ser “recortados”.
Sin embargo, bajo el nuevo panorama empresarial, financiero y productivo vale la pena revisar si los montos inyectados son realmente gastos o configuran importantes inversiones para la empresa.
Asimismo, es altamente recomendable averiguar dinámicas efectivas para reducir costos de TI sin afectar a la empresa en el mediano o largo plazo.
Para ello, definamos el concepto de ambos:
- Gasto: utilización de recursos del activo en la que se ha incurrido voluntariamente para producir ingresos sin éxito.
- Inversión: vinculación de los recursos líquidos a cambio de beneficios durante un periodo determinado.
Entonces, podemos concluir que la única diferencia entre gasto e inversión es el resultado, es decir, el éxito del posicionamiento de recursos en pro de obtener beneficios.
Dicho esto, surge la posibilidad de describir y explicar algunos de los consejos más valiosos sobre cómo reducir costos de TI, para desarrollar el núcleo de este artículo.
9 tips para reducir costos en TI
Teniendo en cuenta todo lo mencionado anteriormente, en aras de proporcionarles a los directivos y gerentes métodos de cómo reducir costos de TI, te presentamos 9 consejos.
1. Inspecciona las cuentas a fondo
Conocer la realidad financiera de la empresa brindará una perspectiva clara de los elementos que ocupan grandes cantidades de recursos, lo que facilita una evaluación profunda de su relación costo-beneficio con el fin de determinar si, en realidad, son un gasto o una inversión.
2. Considera la obsolescencia
Muchas tecnologías evolucionan, mutan o quedan obsoletas con el paso del tiempo, lo que presenta una oportunidad para las empresas de planificar el tiempo en el que un recurso tecnológico es verdaderamente productivo y eficiente, para posteriormente actualizarlo o sustituirlo por otro que se adapte a los requerimientos operativos.
3. Invierte en innovación
Como se mencionó anteriormente, existe una marcada diferencia entre inversión y gasto. De hecho, en ocasiones, una inversión puede producirle a la empresa una oportunidad de reducir los costos.
Por ejemplo, si se incorporan tecnologías de automatización que permitan acelerar la completación de tareas y generar procesos más rápidos, eficientes y acertados en los diferentes departamentos de la organización, la inversión en sí podrá generar una utilización más inteligente y controlada de los recursos.
4. Terceriza servicios
A pesar de la creencia popular, no todo lo que se hace desde la organización es más “barato”. Tercerizar o subcontratar agencias y empresas que proporcionen servicios especiales con altos niveles de eficiencia y calidad puede resultar un ahorro en el departamento de TI.
Vale la pena analizar profundamente aquellos procesos tecnológicos que están generando retrasos o un alto nivel de utilización de recursos con el fin de encontrar organizaciones externas que puedan proveerlo.
5. Planifica el mantenimiento preventivo y correctivo
La utilización de recursos digitales, sobre todo el físico que comprende el hardware requiere una planificación de mantenimiento preventivo para garantizar el desempeño a tope en todo momento.
Un recurso, programa, aplicación o herramienta que no pueda desempeñarse al 100% puede ser tan desfavorable para una empresa como no tenerla en lo absoluto.
6. Revisa los costos de energía y enfriamiento
Poseer un hardware que sostenga todas las operaciones rutinarias es un elemento diferenciador en pro de la eficiencia. Sin embargo, controlar el uso de energía y el enfriamiento, por ejemplo, de servidores internos, puede ser determinante a la hora de reducir los costos de TI en razón de aquellos gastos inherentes a la utilización de los recursos.
7. Contrata servicios de gestión de gastos
Apoyarse en la tecnología para también controlar el uso de los recursos líquidos es sumamente valioso en aras de asegurar la optimización máxima en la tarea referente a la asignación de capital dentro de la empresa.
Entender cuáles son las áreas de mayor exigencia presupuestaria, automatizar los procesos de consignación, reembolso y aprobación de dinero surge como un proceso valioso de cómo reducir costos de TI.
8. Integra los sistemas
El departamento de TI puede estudiar maneras de integrar varios sistemas bajo un mismo control, unificando los procesos para favorecer a la fluidez, la comunicación y los cambios de información.
9. Personaliza los procesos
Muchos softwares y hardwares no se adaptan a los requerimientos específicos de las empresas y, por esa razón, pueden ser alterados ocasionando costos extras y dificultades.
Un TI eficiente es capaz de buscar formas de personalizar los sistemas para alinearlos con las necesidades y exigencias de la empresa.
Herramientas de gestión de gastos
Siguiendo todo lo mencionado anteriormente, Ikusi ha desarrollado una serie de servicios enfocados en fortalecer las redes de colaboración dentro de una organización, para agregarle elementos imprescindibles como la seguridad, gestión de gastos y eficiencia operativa.
El servicio de gestión de gastos de comunicación de Ikusi estudia de manera constante las redes telefónicas para brindar una perspectiva del inventario y del desempeño de la red, además de los gastos inherentes.
Por esa razón, si estás interesado en obtener excelentes beneficios como reducir los costos de TI sin perjudicar su rendimiento, te recomendamos que accedas ahora mismo a nuestra página y descubras más sobre nuestras soluciones como los servicios administrados de TI y de colaboración avanzanda.