¿Qué es y para qué funciona un cuadro de mando integral?
El cuadro de mando integral permite al sector empresarial, disponer de información en tiempo real es esencial para la mejor toma de decisiones, que permitan crear y diseñar estrategias efectivas que contribuyan a lograr los objetivos y metas fijados por la organización.
En pocas palabras, se busca tener una visión holística de lo que sucede en una empresa a lo interno y externo, con la intención de reaccionar a tiempo y generar acciones para solventar posibles problemas.
Un punto de atención para la correcta salud de las empresas lo constituyen los datos y su manejo eficaz, ya que los mismos son fundamentales en las siguientes actividades empresariales:
- Facturación y cobranzas;
- Finanzas;
- Recursos Humanos;
- Inventarios y despachos;
- Niveles de productividad;
- Actividades comerciales;
- Relaciones con los clientes;
- Cartera de clientes.
Si duda alguna, los datos deben ser presentados de manera amigable, sencilla, transparente y objetiva. Esto se logra mediante el uso de un cuadro de mando integral del cual hablaremos en este post, indicando su utilidad en beneficio de las empresas.
¡Comencemos!
¿Qué es un cuadro de mando integral?
El cuadro de mando integral (Balanced Scorecard), se define como una herramienta utilizada en la planificación estratégica, para la gestión oportuna y efectiva de la información asociada a los procesos productivos y comerciales de una empresa o negocio, con la finalidad de mejorar continuamente los resultados en beneficio del rendimiento empresarial.
Las organizaciones emplean el citado instrumento para:
- Comunicar las metas y objetivos planteados por la empresa;
- Alinear las actividades que se ejecutan a diario en torno a los planes de trabajo;
- Establecer las prioridades en los proyectos, productos y servicios que se ejecutarán;
- Monitorear y cuantificar el progreso de los objetivos estratégicos del negocio.
El cuadro de mando integral es un sistema por excelencia usado para evaluar las acciones tácticas y financieras implementadas e interconectadas entre sí, orientadas en cumplir con la misión, visión y estrategias de una empresa.
Perspectivas e Indicadores del cuadro de maniobra integral
Existen cuatro elementos de mayor uso para recopilar, observar y medir la información medular en una organización. Se recomienda no exceder en más de seis los indicadores de gestión asociado a cada perspectiva, para que sean funcionales y operativos.
Seguidamente, se indican cuáles son los indicadores más comunes:
- Perspectiva financiera: indicador de gran utilidad para los accionistas, ya que permite cuantificar los ingresos producto de las ventas, así como la rentabilidad del negocio. Este hito determina si las estrategias trazadas están siendo efectivas;
- Perspectiva del cliente: sirve para cuantificar el grado de satisfacción de los usuarios, también se emplea para conocer la tendencia sobre nuevos productos y por último para censar la fidelidad por la marca o calidad del servicio prestado. Su finalidad es crear estrategias de mejora en el mediano y largo plazo según los datos medidos en el mercado;
- Perspectiva de procesos internos: promueven la eficiencia del trabajo mediante la el enfoque de la diversidad empresarial, calidad de los productos o servicios, tiempos de respuesta y productividad. Los aspectos fundamentales se basan en los costos;
- Perspectiva del aprendizaje y crecimiento: utilizado para evaluar la mejora continua de los equipos de trabajo, las comunicaciones internas y externas, el uso de herramientas y plataformas tecnológicas. El objetivo de esta perspectiva es medir y garantizar el clima laboral, el apoyo tecnológico y el capital humano, garantizando que estén en completa sincronización.
El cuadro de manejo integral exige en cada una de las perspectivas métricas alineadas con los objetivos estratégicos del negocio, a fin de evaluar la eficiencia y rendimiento del negocio.
¿Cómo se hace un cuadro de mando Integral?
Ya conocido en que consiste el cuadro de mando integral, sus perspectivas e indicadores. Es momento de conocer los pasos a seguir para su creación:
1. Definir la estrategia
Consiste en establecer los objetivos que satisfagan las necesidades económicas y rendimiento del negocio, agregando elementos que les permita un crecimiento de manera ordenada y planificada.
2. Identificar los grupos de interés
Se debe conocer quién es tu público objetivo, como pueden ser: clientes, proveedores, colaboradores, todos vinculados con las actividades, acciones y decisiones empresariales. Es de importancia capital mantener lazos estrechos y buenas relaciones de cooperación y empatía con estos grupos.
3. Planifica los objetivos estratégicos
Organizar el trabajo es fundamental para el éxito. En este sentido, es necesario establecer un plan de trabajo metódico basado en la misión, visión y metas empresariales.
4. Elaborar un mapa estratégico
Consiste en una guía visual que representa gráficamente los planes y acciones establecidos por una organización en sus procesos de trabajo en cualquier escenario, para el cumplimiento de los objetivos y la máxima generación de valor.
5. Establecer indicadores claves de rendimiento
Este es el último paso, su intención es valorar de forma cuantitativa o cualitativa los avances de los objetivos e iniciativas estratégicas. Se recomienda un máximo de 2 indicadores clave de rendimiento (KPI) por perspectiva.
¿Por qué utilizar un cuadro de mando integral?
Las empresas que se enfocan en definir estrategias que contribuyan directamente en alcanzar los objetivos y metas establecidos mediante el uso de indicadores de gestión eficiente. Tienen que emplear un cuadro de manejo integral para conocer la situación de la empresa en tiempo real.
Esta herramienta permite mostrar gráficamente las desviaciones con respecto a los objetivos establecidos de manera ágil. Una vez detectados los mismos, se debe realizar un análisis a profundidad para identificar las causas que generan la disparidad.
¿Quién utiliza un cuadro de mando integral?
La información que proporcionan los datos en un cuadro de mando integral es clave y fundamental en la toma de decisiones por parte de gerentes, directivos, administradores o empleados facultados para tomas decisiones estratégicas y tácticas que permitan reaccionar y alcanzar las metas o planes empresariales ya establecidos.
Puesta en práctica del cuadro de mando integral
Para su correcta implementación es importante cumplir con las siguientes premisas:
- Mantener presente en todo momento la perspectiva de la empresa con relación a la misión y visión, porque esto es lo que define quienes somos y hace donde vamos.
- Definido el propósito empresarial, es momento ahora definir los objetivos según las perspectivas del negocio en el corto, mediano y largo plazo.
- Diseñar el formato del cuadro de mando integral con la visión estratégica de la empresa o negocio, indicando los objetivos y los indicadores de gestión.
- Colocar en un lugar visible para todos los colaboradores la hoja de ruta diaria y asignar los roles y responsabilidades de cada uno de sus integrantes.
- Realizar revisiones o evaluaciones periódicas a fin de validar si las estrategias fijadas se están cumpliendo y cuál es su grado de precisión.
Beneficios
El uso de un cuadro de mando integral ayuda a cualquier organización para articular y actuar de acuerdo con la misión, visión y estrategias. Entre las principales ventajas que aporta se tienen:
- Facilita la comunicación efectiva;
- Permite mantener la eficiencia laboral empresarial en los grupos de trabajo con el uso de métricas;
- Garantiza la alineación organizacional;
- Contribuye a ejecutar comprobaciones periódicas para verificar el mejoramiento continuo;
- Muestra la situación global y detallada de la empresa o negocio;
- Mitiga posibles riesgos en el mercado;
- Herramienta de apoyo en la toma de decisiones;
- Promueve comprobaciones de forma regular.
Conclusión
El cuadro de mando integral es una poderosa herramienta tecnológica, que resulta ser flexible en el control de la gestión empresarial, debido a que permite disponer de una visión general del negocio.
Su implementación permite de manera sencilla evaluar el rendimiento real de la empresa y de esta manera aplicar las medidas que sean necesarias para garantizar su operatividad de forma segura, confiable y eficiente.
Enhorabuena, ya tienes toda la información relacionada con un cuadro de mando integral en una empresa. Si tienes alguna duda y requieres mayor información, contáctanos y a la brevedad nuestro equipo técnico, te ayudará a resolverlas.