La Guía Completa sobre el BPO
El Business Process Outsourcing, también conocido como BPO, está ganando cada vez más espacio en las empresas, dado que se ha convertido en la solución ideal para incrementar la productividad y aumentar la rentabilidad del negocio.
Al implementar este tipo de tercerización, las empresas pueden centrar sus esfuerzos en la realización de las actividades del core business, lo que conlleva a una eficiente economía del tiempo. Así mismo, firmar alianzas comerciales promueve la reducción de costos operativos.
Por supuesto, estos son apenas algunos aspectos positivos del BPO. ¿Quieres conocer más ventajas y beneficios de este sistema? En esta guía encontrarás información confiable y valiosa acerca de este tema.
Además, este contenido podrá ayudarte a seleccionar el mejor proveedor para tu empresa.
¡Continúa leyendo el artículo!
¿Qué es el BPO?
El BPO es la subcontratación de proveedores para la realización de los procesos y de las actividades que no hacen parte del core business de empresa.
De hecho, este tipo de tercerización ha ganado fuerza en el mercado a partir de la frenética aparición de nuevas tecnologías de información y de comunicación.
La razón para su desarrollo es bastante clara: la innovación tecnológica permite que parte de las tareas de una empresa puedan ser realizadas en diferentes lugares.
De esta manera, muchas empresas optan por externalizar funciones secundarias con el objetivo de incentivar los equipos de trabajo a centrar todos sus esfuerzos en la realización de las actividades relacionadas con el producto o servicio de la organización.
Es decir, al implementar el BPO, es posible dejar de lado las actividades operacionales y adoptar un enfoque mucho más estratégico.
¿Cómo funciona el BPO?
El BPO se está convirtiendo en una estrategia fundamental para muchos gestores, incluso por una cuestión de competitividad.
Bajo este contexto, cuanto más productivo y efectivo sea un sector, mejor serán los resultados del negocio. Así, este tipo de tercerización ofrece soluciones estratégicas que repercuten en todo el sistema organizacional.
Hasta aquí hemos hablado del BPO como un tipo de tercerización, sin embargo, una buena parte de los gestores desconoce las diferencias entre los métodos.
De manera resumida, la tercerización es el mecanismo de contratar una empresa con un equipo humano suficientemente numeroso para realizar la actividad secundaria y, de esta manera, reducir los costos de operación. En este caso, se prioriza el volumen de la mano de obra.
Cuando una organización decide implementar el método BPO, busca atención especializada, es decir, demanda profesionales con un elevado grado de conocimiento específico para cuidar de actividades fuera del core business corporativo.
Ahora que ya sabes cómo el BPO puede ayudar a subsanar demandas según los sectores corporativos, vamos a conocer sus principales tipos.
¿Cuáles son los tipos de BPO?
De acuerdo con lo señalado, el outsourcing puede optimizar la realización de diversas actividades empresariales. Entre los sectores beneficiados por las prácticas BPO, destacamos las áreas que verás a continuación.
1. Financiero
Uno de los principales problemas de las organizaciones corresponde a la forma cómo es realizada la gestión financiera. Incluso, las fallas en este sector pueden ocasionar la quiebra del negocio.
Para evitar situaciones desagradables, lo ideal es contar con un equipo ampliamente especializado en finanzas. Por medio del outsourcing, es posible garantizar una buena salud financiera y optimizar la rentabilidad del negocio.
2. Fiscal y contable
El servicio de outsourcing cumple importantes funciones en el campo fiscal y contable, entre ellas:
- Selección del régimen tributario
- Verificación de impuestos
- Cierre contable del período
- Acompañamiento actualizado de la legislación
Por lo tanto, el BPO fiscal/contable es un aliado de los negocios, ya que permite desahogar al equipo interno.
Asimismo, proporciona atención especializada para la realización de las tareas secundarias esencialmente importantes para la vigencia fiscal, tributaria y contable del negocio.
3. Recursos humanos
La contratación de personal suele ser una tarea costosa para los negocios, por eso, es interesante recurrir al BPO de recursos humanos. De hecho, la solución a través de la tercerización suele demandar una menor inversión comparada a la requerida por el área interna.
Asimismo, es importante realizar eficientes contrataciones manteniendo de ese modo la excelencia del equipo humano de la organización.
4. Soporte y gestión de IT
En la actualidad, el soporte de IT se ha transformado en una de las áreas más relevantes en las organizaciones. Por este motivo, es importante contar con profesionales capacitados para gestionar el sector tecnológico.
El outsourcing de IT es una excelente solución no solo para ofrecer una adecuada infraestructura, sino también para proporcionar soporte, mantenimiento y soluciones innovadoras de elevada calidad para el negocio.
5. Jurídica
Salvo que tu empresa sea un escritorio jurídico, las cuestiones legales configuran actividades secundarias. Sin embargo, considerarlas fuera del core business no significa subestimarlas.
Cuando contratas una empresa especializada para gestionar los dilemas jurídicos de tu organización, garantizas que las soluciones encontradas sean de alta calidad.
Igualmente, aseguras que la empresa trabaje de acuerdo con las leyes vigentes y mantenga un buen desempeño en las rutinas jurídicas y en los procesos legales.
Como puedes ver, recurrir a la práctica BPO puede ser una solución magnífica para tu organización, principalmente en cuanto a la rentabilidad y el desempeño en el mercado.
¿Cuáles son las ventajas del BPO para las empresas?
Luego de conocer el concepto, funcionamiento y los diferentes tipos de BPO, es importante que conozcas a detalle las numerosas ventajas que proporciona a las organizaciones.
En las próximas líneas, presentamos los diferenciales más impactantes de este tipo de recurso con el afán de concientizarte acerca de su relevancia y estimular a que dediques un espacio en tu agenda para cerciorarte a respecto de una buena y eficiente solución para tu negocio. ¡Anímate!
Mejor aprovechamiento del espacio corporativo
Como la esencia del BPO es tercerizar la realización de actividades ajenas al core de negocios a una empresa especializada, este proceso también permite disminuir el espacio necesario para emprender tareas secundarias en el medio interno.
En consecuencia, se obtiene un mejor aprovechamiento de la infraestructura corporativa y una expresiva reducción de la demanda de personal, ya que muchas actividades dejan de cumplirse internamente pasando a ser una responsabilidad de la empresa o del equipo contratado.
Mayor calidad en los procesos
En este sentido, debemos considerar 2 perspectivas:
Procedimientos internos
Como señalamos algunas veces supra, recurrir al BPO es una forma inteligente de reducir la carga de trabajo de los equipos permitiendo de esta manera, que los profesionales puedan enfocar su atención en las tareas que efectivamente contribuyen a la mejora de la reputación de la marca y a la calidad de las soluciones que ofrece en el mercado.
Por lo tanto, contar con un recurso de este tipo fomenta la celeridad y la efectividad de los procedimientos internos desahogando el flujo de trabajo y promoviendo la ejecución de acciones y estrategias dirigidas al alcance de los resultados empresariales.
Procedimientos tercerizados
Además de permitir el incremento de la calidad de los procesos internos, delegar ciertas actividades y funciones contratando equipos especializados optimiza su efectividad, dado que los responsables por llevarlas a cabo tienen dominio del tema, conocen los mejores caminos y saben cómo desarrollarlos a fin de alcanzar los objetivos propuestos por el contratante.
Se observa que el Business Process Outsourcing permite emprender una dinámica laboral mucho más efectiva y resistente a errores inherentes a la intervención humana justamente porque apuesta en la especialización y en la estructuración de una rutina de trabajo orientada a añadir valor al negocio y disminuir las pérdidas financieras.
Velocidad de respuesta
Este punto camina de la mano con el anterior y la razón es muy simple: al contratar personal altamente capacitado para desarrollar determinadas actividades fuera del core de negocios, la organización puede acelerar las respuestas frente a las oscilaciones del mercado.
Por ejemplo, ante una crisis económica, una empresa especializada en soluciones tecnológicas puede proporcionar herramientas digitales que aumenten las oportunidades de negocio ya sea por facilitar el acceso a la información del cliente, optimizar las comunicaciones o mejorar el nivel de protección de los datos corporativos y del público.
De hecho, frente a la actual coyuntura comercial, responder rápidamente se ha convertido en una cuestión de competitividad por lo que las empresas que logran aportar las acciones y soluciones más interesantes para el nuevo perfil de consumo y teniendo en mente las tendencias, obtienen un mayor reconocimiento y una posición más atractiva en su rubro.
Mejoras continuas
El BPO también puede ayudar a mejorar las estrategias de negocios principalmente porque los profesionales tercerizados actúan o han actuado en numerosos proyectos y en otras empresas por lo que cuentan con un vasto conocimiento acerca de su campo de actuación.
Además de su cualificación, esos profesionales pueden proporcionar experiencias e insights que difícilmente pueden generarse en el ambiente interno a lo largo de la jornada de trabajo por 2 motivos:
- Los gestores y/o los colaboradores pueden no contar con suficiente know-how
- Los profesionales del negocio cuentan con una visión bastante subjetiva acerca del negocio y de su sector
De esta manera, el grupo externo puede aportar información más rica e imparcial permitiendo así, que los estrategas corporativos tomen decisiones más objetivas y a tenor de las condiciones reales del negocio.
Creación de un valor compartido
Acapara todas las responsabilidades inherentes a la actividad comercial puede ser extremadamente estresante e impactar negativamente en la eficiencia del negocio. Por esto, poner en marcha asociaciones estratégicas con organizaciones especializadas en la ejecución de determinados procesos configura una solución bastante atractiva y económicamente interesante.
Contar con un equipo de profesionales comprometidos con el alcance de los resultados del contratante incrementa su nivel de rentabilidad por 2 motivos:
- Disminuye los costos ocasionados por equivocaciones e impericias típicas de grupos con sobrecarga laboral
- Proporciona un fantástico costo-beneficio ya que establece una relación de confianza y fiabilidad entre la empresa y el proveedor
Así pues, contratar una empresa que atienda algunas actividades secundarias importantes para el negocio puede acarrear una relación perdurable y rentable para ambas partes favoreciendo la economía de costos y el aumento del margen de beneficio de la contratante y aportando ingresos financieros y una mejor posición en el mercado para el proveedor.
Generación de informes y reportes
Como los proveedores de BPO suelen contar con recursos de tecnología de punta, pueden proporcionar información valiosa y abundante para la empresa contratante principalmente acerca de su campo de acción.
Contar con herramientas innovadoras que aporten datos en tiempo real es fundamental para optimizar la toma de decisiones. En este sentido, al analizar los informes y reportes proporcionados por el proveedor BPO y considerar la información actualizada, los gerentes pueden alterar los procesos y desarrollar nuevas estrategias de forma más acertada y de acuerdo con las necesidades corporativas específicas del momento.
Conocimiento de las métricas del negocio
Establecer una relación comercial favorable con un proveedor BPO también eleva el potencial de rentabilidad del negocio por permitir considerar métricas e indicadores que antes, ya sea por inexperiencia en el área o por el exceso de tareas, no teníamos acceso.
Fíjate que una empresa especializada en BPO de servicio al cliente cuenta con recursos tecnológicos y técnicos avanzados capaces de recabar y tratar diferentes tipos de datos de los clientes.
Esto se refleja en la generación de información relevante a respecto de los procedimientos de ventas para el ámbito estratégico, lo que conlleva al desarrollo de acciones que puedan incrementar las oportunidades de comercialización y, por consiguiente, los niveles de ingreso del negocio.
Seguridad de la información
Tratar y compartir los datos de los clientes genera mucha preocupación especialmente en lo que concierne a la seguridad de la información.
En esencia, la gestión de datos sigilosos demanda la incorporación de una serie de cuidados que, a menudo, exceden la capacidad técnica y tecnológica de la empresa. ¿Qué hacer ante este panorama?
Nuevamente, el Business Process Outsourcing se posiciona como una alternativa fabulosa y muy útil, dado que la administración de los documentos y archivos se lleva a cabo de manera automatizada y digital proporcionando así, un almacenamiento de datos mucho más seguro.
El uso de soluciones tecnológicas minimiza la ocurrencia de errores evitando así, que se envíe la información para receptores no autorizados o simplemente el contenido caiga en manos equivocadas -¡y maliciosas!.
Asimismo, los recursos disruptivos usados por empresas BPO permiten identificar fallas e inconsistencias en los procesos y en la información con rapidez facilitando, de este modo, la corrección de problemas y la resolución de situaciones sin padecer consecuencias extremadamente negativas.
¡Muy bien!
En resumen, podemos decir que las soluciones de tercerización mediante la dinámica BPO consisten en alternativas estratégicas cuyo principal objetivo es trabajar en conjunto con el contratante para asegurar la obtención de uno o más diferenciales competitivos.
¿Cuáles son los principales beneficios del BPO?
Efectivamente, el outsourcing ofrece beneficios increíbles para las empresas, en especial, en términos económicos. A continuación, conoce cómo el BPO puede contribuir a los resultados de tu empresa.
1. Reducción de los costos
Cuando la empresa realiza la tercerización de sus tareas mediante la práctica BPO, logra reducir los costos fijos involucrados en la contratación y en el mantenimiento del personal especializado. En cambio, los sustituye por costes variables de acuerdo con la demanda.
2. Aumento de la productividad y optimización del tiempo
Los colaboradores tienen más tiempo para dedicarse a las actividades principales, dado que el BPO reduce el flujo de tareas internas. Como consecuencia, el ambiente resulta más ameno y mejora la calidad del trabajo.
3. Incremento en la rentabilidad
El incremento de la rentabilidad es el resultado de la contratación de un proveedor eficiente, comprometido y que proporcione un excelente costo-beneficio. Para mejorar la rentabilidad, es necesario que el equipo de trabajo ponga atención en las actividades primarias y desarrolle una buena labor.
Asimismo, es importante que el proveedor de las actividades complementarias, realice las tareas de manera eficaz. De este modo, los resultados obtenidos por los grupos internos y externos conllevan a una rentabilidad más atractiva.
¿Cómo elegir un BPO con excelente eficiencia operativa?
Al llegar hasta este punto de nuestra guía, es posible que te encuentres inclinado a destinar la ejecución de parte de las actividades de tu empresa a un proveedor.
Sin embargo, antes de tomar la decisión y dar los primeros pasos contratando una organización especializada, vale la pena que consideres los siguientes aspectos y recomendaciones sobre cómo elegir un servicio de outsourcing:
Considera tus objetivos y el modelo de negocio
En primer lugar, debes tener claros tus objetivos y metas inherentes a la tercerización de determinadas actividades y entender cómo la subcontratación de un agente puede impactar en el modelo de negocio.
En efecto, este paso inicial demanda poner en la balanza:
- Beneficios que deseas obtener al contratar un servicio de outsourcing
- Procesos que buscas optimizar continuamente
- Presupuesto y tiempos de trabajo necesarios para mejorar el rendimiento y la rentabilidad de la empresa
- Rol de cada parte para alcanzar los resultados esperados
Analiza el mercado
Luego de tener plena conciencia de las prioridades y demandas corporativas, llega el momento de identificar las opciones de proveedores BPO disponibles en el mercado. Para eso, es interesante llevar a cabo una detenida investigación averiguando cuáles empresas tienen una buena imagen y su nivel de participación en el rubro.
Por lo general, organizaciones de renombre suelen actuar en el mercado internacional proporcionando soluciones adaptables y personalizables de acuerdo con las perspectivas y las demandas particulares de cada negocio.
Comprueba la experiencia y la reputación de cada proveedor
Luego de seleccionar los proveedores potenciales más interesantes para tu empresa, es interesante que busques conocer los resultados aportados para otros clientes, el histórico de actividad y referencias de renombre.
Es decir, necesitas contar con un panorama general acerca de cada opción de proveedor, puesto que viabiliza una toma de decisión fundamentada en datos reales permitiendo así, optar por la alternativa más adecuada para los retos de tu emprendimiento.
Asimismo, es indispensable tomar en cuenta que la subcontratada trabajará en conjunto con tus equipos intercambiando información valiosa y desarrollando actividades de impacto, por lo tanto, cuanto más experimentada sea, mayor es la probabilidad de contribuir con la eficiencia de la empresa.
Asegúrate de la solvencia económica del proveedor
Como gestor cuidadoso y atento, debes verificar si la empresa de outsourcing que consideras contratar cuenta con el capital financiero y humano requerido para poner en marcha las acciones planteadas.
Bajo esta perspectiva, necesitas tener en cuenta que confiar tus procesos a terceros es una decisión muy importante que pone en juego la operación de toda la empresa. A raíz de eso, debe tomarse analizando los pros y los contras de cada proveedor, incluso, su potencial económico no solo para hacer frente a los procesos delegados, sino también atender a posibles inconvenientes o imprevistos que puedan surgir durante la relación comercial.
Verifica su infraestructura y tecnología
A tenor de lo señalado en el apartado anterior -referente a las ventajas del BPO-, las herramientas tecnológicas cumplen un papel esencial en la eficiencia operativa de los proveedores principalmente por el hecho de agilizar los procedimientos y permitir una respuesta más asertiva y rápida ante situaciones inesperadas.
De este modo, la selección acapara el análisis de la capacidad tecnológica y de infraestructura del proveedor, ya que la calidad y la eficiencia de sus recursos son puntos críticos en la correcta atención de las demandas del contratante.
Así pues, es recomendable que preguntes a cada proveedor sobre los recursos disruptivos que tiene disponible para poner en marcha los procesos que deseas tercerizar.
Detecta el nivel de flexibilidad
Un gran proveedor de BPO necesita disponer de soluciones especializadas y únicas atendiendo las necesidades y perspectivas de cada cliente de forma efectiva y personalizada.
Es relevante que averigües si los proveedores presentes en tu lista de alternativas permiten escalar los servicios contratados y si pueden reorganizar la agenda de actividades en el caso de que sea necesario.
Identifica su eficiencia en cuanto a la seguridad de la información
Recuerda que la empresa contratada manejará información confidencial de tu empresa por lo que verificar sus mecanismos de seguridad de la información es imprescindible para evitar la pérdida, el robo y/o el rapto de los datos sigilosos.
Además de observar los recursos tecnológicos y mecanismos de protección, te sugerimos que verifiques el cumplimiento en términos normativos, puesto que esto indica el nivel de compromiso del proveedor con la integridad, disponibilidad, confidencialidad y autenticidad de los datos de sus clientes.
Presta atención a las cláusulas del contrato
¡Genial!
Después de cumplir los pasos señalados anteriormente, ha llegado el momento de firmar el contrato, pero ¡cuidado con las letras pequeñas!
Antes de firmarlo, lee atentamente todas las cláusulas, incluso, las que consideres “más obvias y simples”, esto evita malos entendidos y problemas futuros a lo largo del vínculo comercial.
¡Hasta aquí hemos llegado!
En definitiva, la delegación de las tareas a proveedores especializados permite que la empresa aumente la productividad, reduzca los costes, eleve la rentabilidad del negocio y desarrolle estrategias de crecimiento en el mercado.
Esperamos que al finalizar la lectura de nuestra guía, hayas entendido el concepto, la importancia, así como las ventajas y los beneficios de contratar un servicio de outsourcing.
Asimismo, anhelamos que te sientas listo para seleccionar un proveedor idóneo, responsable, tecnológicamente bien equipado y sobre todo, atento a resolver las demandas específicas de tu empresa, así como lo es IKUSI.
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