Protección de datos en una empresa: ¿Cómo lograrla?
Garantizar la seguridad de la información se ha convertido en uno de los retos más importantes a nivel estratégico, debido a que la vulneración de la misma puede causar impactos críticos en los procesos corporativos y comerciales. Por este motivo, es indispensable implementar acciones que promuevan la protección de datos.
En este artículo presentamos abundante información sobre la protección de los datos e incluso, te brindamos 10 tips efectivos sobre cómo incrementarla en tu negocio, independientemente de su tamaño y sector comercial.
¿Por qué la protección de datos es importante?
¿Alguna vez has pensado qué pasaría si robaran los datos de tu negocio únicamente por diversión? ¡Esto ha ocurrido con LinkedIn perjudicando a más de 700 millones de usuarios!
La acción llevada a cabo en junio de 2021 por un individuo que se hizo llamar Tom Liner concentró en una base los datos personales de millones de usuarios alrededor del mundo. Luego de reunir este gran volumen de información, el ejecutor la comercializó por apenas U$S 5.000,00, un valor mínimo para una acción arriesgada y negativamente grandiosa.
En efecto, ese incidente denominado scraping ha generado un importante debate acerca del nivel de la protección de datos personales en las empresas, por lo que cada vez más organizaciones buscan formas de optimizar la seguridad de la información y así, evitar que terceros utilicen los sistemas propósitos y acciones maliciosas.
Bajo esta perspectiva, una organización que no protege sus datos abre camino para que puedan ocurrir errores y deficiencias operacionales que efectivamente puedan afectar el desarrollo de sus actividades, así como para situaciones que pongan en riesgo su reputación.
Asimismo, vale la pena mencionar que las nuevas tecnologías como Internet de las Cosas, Cloud Computing, Big Data y Machine Learning se han transformado en recursos fabulosos para los negocios, principalmente por el hecho que posibilitar el acceso y tratamiento de un gran volumen de datos, optimizando de este modo, la celeridad y la calidad de la toma de decisión.
No obstante, la facilidad para obtener datos relevantes no solo ha llamado la atención de las empresas, sino también de los usuarios maliciosos que se apoyan en dichas las innovaciones para crear ataques cada vez más sofisticados y de difícil detección.
Así pues, con el tiempo, la explotación de las vulnerabilidades se ha perfeccionado a punto de convertirse en un punto crítico para la seguridad de los datos.
De esta manera, podemos decir que la protección de datos consiste en un poderoso pilar estratégico, dado que aumenta la confiabilidad del negocio y promueve una buena imagen de la empresa ante la mirada atenta de sus diferentes públicos.
Es imprescindible señalar que, poner en marcha acciones que incrementen la protección de datos debe ser una prioridad, tanto para las pequeñas y medianas, como para las grandes empresas principalmente gracias a sus vulnerabilidades potenciales.
Independientemente del tamaño, existe una serie de principios básicos que pueden aplicarse a los negocios como:
- Identificar el tipo de información que debe tratarse en la empresa
- Detectar los diferentes niveles de confidencialidad de los datos para posteriormente clasificarlos y asegurar que cuenten con un excelente mecanismo de protección
- Evaluar cuáles amenazas pueden convertirse en una realidad ya sea de forma directa actuando sobre la información o indirecta afectando los sistemas del negocio
- Contextualizar los riesgos y preparar la empresa para enfrentar los peores escenarios
Sin embargo, además de considerar los puntos en común antes mencionados, los líderes necesitan tener en cuenta las capacidades de su negocio en el ámbito de recursos humanos, tecnología y finanzas adaptando sus medidas de protección y respuestas tácticas de acuerdo con la coyuntura interna y externa.
Otro aspecto extremadamente relevante en términos de protección de datos se refiere al cumplimiento de las normativas tanto nacionales como internacionales.
En lo que concierne a la primera, México cuenta con la Ley Federal -abordada en el próximo apartado- que regula el tratamiento de los datos por parte de organizaciones del sector privado y cuyo objetivo principal es evitar que la información personal se utilice de forma indebida.
Así pues, los mecanismos de protección acaparan mayoritariamente 3 esferas: humana, tecnológica y legal por lo que deben combinarse con el afán de asegurar resultados más eficientes en cuanto a seguridad.
En definitiva, al considerar todos los aspectos señalados, llegamos a la conclusión que la relevancia de la protección de datos se refleja en los siguientes beneficios:
- Disminuye el universo de posibilidades de un mal uso de la información
- Fomenta la correcta ejecución de los procedimientos internos de seguridad
- Evita ceses en la producción e interrupciones en las actividades corporativas
- Reduce los costos operacionales, administrativos y estratégicos
- Optimiza la reputación y la autoridad del negocio en el mercado
- Añade valor a la empresa incrementando los ingresos y la rentabilidad corporativa
Conoce la Ley Federal de protección de datos personales en posesión de los particulares
Con el intenso y creciente flujo de información entre los consumidores y las marcas, contar con una normativa que ampare la relación evitando el uso indiscriminado y abusivo de los datos personales se ha convertido en una necesidad esencial.
Tanto es así que, en los últimos años, el tema ha ganado espacio posicionando a los datos como un gran capital corporativo e incentivando la creación de una legislación específica que salvaguarde el derecho de administrar los datos personales con total autonomía y limite el uso de la información particular en el ámbito empresarial.
Ante este contexto y reconociendo a la privacidad como un derecho constitucional, el 5 de julio de 2010 surge en México la Ley de Protección de Datos, también conocida como Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.
En términos generales, su aplicación implica que se respeten rigurosamente los derechos de los dueños de la información y que los negocios aseguren un buen nivel de privacidad minimizando el flujo de datos de los clientes o usuarios hacia otros negocios y limitando su utilización.
Sobre el tratamiento de datos, es importante que las empresas consideren los documentos y las guías emitidas por el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, INAI, órgano responsable de garantizar el cumplimiento del derecho a la seguridad de los datos.
Ahora bien, luego de presentar la esencia de la ley mexicana en cuestión, ha llegado el momento de señalar aspectos relevantes acerca de su contenido:
Adopción
Están obligadas a cumplir rigurosamente con la Ley de Protección, todas las organizaciones del sector privado que recaben, utilicen, almacenen e intercambien datos personales durante las rutinas de trabajo.
Por lo tanto, esta ley afecta a todas las empresas mexicanas que lleven a cabo acciones relacionadas con el tratamiento de datos, independientemente de su rubro y tamaño.
Actores
A tenor de la ley, los actores involucrados en el tratamiento de los datos de los usuarios son:
- Responsable: Es el profesional que toma las decisiones acerca del tratamiento.
- Encargado: Es el trabajador que se somete a las instrucciones del responsable con la finalidad de tratar a los datos personales priorizando las disposiciones corporativas.
Principios
La aplicación de la Ley de Protección de Datos requiere la consideración de algunos principios como:
- Licitud: Es obligatorio el cumplimiento de la Ley, así como de su reglamento y otras normativas.
- Consentimiento: Los titulares deben autorizar el tratamiento de los datos y conocer a detalle la finalidad de su uso.
- Información: El titular debe conocer el contenido que será tratado.
- Calidad: Los datos deben ser completos, exactos, correctos, actualizados y pertinentes considerando los objetivos del tratamiento.
- Finalidad: El tratamiento debe cumplir de manera precisa con el objetivo presentado en el aviso de privacidad, cuyo contenido incluye la identidad del profesional responsable, los datos que deben recolectarse, los objetivos del tratamiento, los derechos del titular y la posibilidad de compartir los datos con otras instituciones.
- Lealtad: Protección de los datos, así como de los intereses de los usuarios.
- Proporcionalidad: El tratamiento abarca apenas los datos relevantes para el alcance del objetivo.
- Responsabilidad: La empresa necesita hacerse cargo del tratamiento de los datos recabados.
Obligaciones
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos mexicana, las empresas deben atender una serie de responsabilidades y obligaciones entre las que destacamos ofrecer información suficiente sobre el tratamiento de datos a sus titulares y solicitar su consentimiento para utilizarlos ante diferentes circunstancias.
Por este motivo, es recomendable que las empresas:
- Proporcionen un aviso de privacidad en su sitio web
- Cuenten con la aceptación del titular antes de iniciar el tratamiento de sus datos
- Permitan que el titular acceda, rectifique, cancele o se oponga al tratamiento en el momento que así lo desee
A raíz de los puntos señalados anteriormente, es esencial que las empresas que aún no lo han hecho, comiencen a incorporar acciones de adecuación a la ley que se ha trabajado en este apartado evitando así, conflictos tanto con los consumidores como con las autoridades.
Para obtener éxito en el proceso de adaptación, la empresa debe:
- Crear un plan de acción en etapas acaparando medidas y procedimientos que deban incorporarse a la operación del día a día en el manejo de los datos
- Asignar los encargados del procedimiento de adecuación
- Demostrar condiciones suficientes para la obtención de datos personales
- Revisar la política de privacidad corporativa y los términos de uso
- Concientizar a los colaboradores sobre la relevancia de la legislación y la responsabilidad de lidiar con la información personal de los clientes
Protección de datos y la nube: ¿Cuál es su relación?
Hace algunos párrafos, señalamos que las nuevas tecnologías como el Cloud Computing han impactado positivamente en la velocidad y calidad del flujo de datos en las empresas.
De hecho, incorporar soluciones Cloud al cotidiano de los negocios ha permitido:
- Centralizar la información
- Reducir el espacio físico disponible para el almacenamiento de documentos
- Mitigar diferentes tipos de costos operacionales de mantener infraestructura propia
- Acelerar el intercambio de datos entre los equipos de trabajo
Debido a sus diferenciales, hoy en día, la mayor parte de las empresas almacena los archivos importantes como plantillas, contratos, imágenes, proyectos y otros documentos digitales en la nube facilitando así, la obtención de datos interesantes para el cotidiano empresarial.
No obstante, para utilizar los recursos de nube con tranquilidad maximizando sus beneficios, es indispensable adoptar controles tecnológicos, prácticas y principios que incrementen la protección, garanticen el control de los datos y limiten los riesgos de accesos no autorizados, infecciones por virus, ex-filtración de información y otros dolores de cabeza que impliquen pérdidas financieras.
En lo que concierne a este último punto, debemos posicionar a los datos como uno de los activos más importantes de las organizaciones y, por ende, como generador de beneficios económicos.
Esto significa que, al contar con un flujo abundante de datos, eficiente y principalmente protegido, logramos incrementar las oportunidades de negocio tomando decisiones más acertadas y orientadas a las perspectivas financieras empresariales.
Por lo tanto, implementar medidas de protección de datos en la nube es una condición fundamental para garantizar que la centralización y el manejo de los datos configuren procesos seguros, eficientes y potencialmente escalables.
¡A continuación, descubre cómo hacerlo!
¿Cómo lograr la protección de datos en la empresa?
Como ves, poner en práctica acciones que fomenten la protección de los datos configura una obligación, en relación a los datos personales, pero también es de suma importancia aplicarlos a la información que se maneja dentro de la empresa, principalmente para los negocios modernos que utilizan un gran volumen de datos, tanto corporativos como de sus socios -clientes, proveedores, acreedores, etc.
Si al llegar a este punto del artículo, te apetece conocer las formas más efectivas de proteger la información evitando así, que caiga en manos equivocadas convirtiéndose en un arma contra la empresa, sugerimos que pongas atención en los 10 consejos que presentamos a continuación:
1. Clasifica los datos corporativos
Generalmente, las empresas colocan todos sus datos e información en un mismo repositorio. Es decir, la mayor parte de las organizaciones crea apenas un sistema de clasificación y protección para todos sus datos.
Esto conlleva una gran desventaja: un usuario malicioso puede tener acceso a todos los datos de la organización, independientemente del nivel de sensibilidad.
En efecto, la mejor forma de garantizar la seguridad de la información en las empresas es clasificando los diferentes tipos de datos de acuerdo con su importancia y, de esta manera, adoptar las respectivas limitaciones. Como resultado, la empresa logra disminuir el riesgo en accesos no permitidos y a la fuga de la información.
2. Cuenta con sistemas y aplicaciones respaldados por fabricantes.
Sin importar la forma en que un sistema es implementado en una empresa, ya sea mediante la compra o la contratación de un servicio, es fundamental garantizar que sea original.
En esencia, el software original cuenta con certificados de garantía con el fabricante, aspecto que asegura aún más su integridad y efectividad en el manejo de la información.
En este sentido, vale la pena mencionar que el software pirata es más susceptible para la fuga de información. Generalmente, este tipo de sistemas no proporcionan un servicio técnico ni actualizaciones frecuentes, por lo cual, suelen ser más “baratos”.
De esta manera, se puede observar que el bajo costo de inversión no compensa algún riesgo en la perdida de información. Por este motivo, es recomendable optar por un sistema original, confiable y reconocido en el mercado para mantener la integridad de tu información.
3. Actualiza tus versiones de software
Es de suma importancia mantener los sistemas lo más actualizados para garantizar la integridad de tu información que es manejada por tus aplicaciones. Además, actualizarlos regularmente posibilita añadirles nuevas funciones, optimizar su desempeño y minimizar riesgos de ciberseguridad. Aunado a este tipo de práctica, es de suma importancia revisar de manera frecuente el nivel de vulnerabilidad con el que se encuentran dichas aplicaciones y sistemas, ya que normalmente los niveles de riesgos cambian día con día y pueden afectar a las diferentes aplicaciones con las que cuentan las empresas, las cuales pueden soportar sus procesos críticos de negocio.
4. Implementa recursos de cifrado de información
El cifrado de la información es una de las principales técnicas de protección de datos corporativos, ya que codifica la información permitiendo que solo los usuarios con los permisos adecuados, asignados por la empresa, puedan accederla, analizarla y trabajarla.
Es un hecho que el cifrado de información aplicada a los documentos críticos del negocio, minimiza la posibilidad de que los datos sean utilizados por los cibercriminales. Es decir, al garantizar que los datos sean indescifrables para las personas que no tienen autorización de visualizarlos y manejarlos, incrementa la seguridad de la información, permitiendo así que la empresa mantenga sus secretos a salvo de los usuarios maliciosos.
5. Utiliza contraseñas robustas y doble factor de autenticación.
La selección de contraseñas fuertes dificulta el acceso de los criminales a los datos. Por esta razón, no es recomendable utilizar fechas de cumpleaños o datos personales, pues son fáciles de descubrir. De este modo, podemos decir que una contraseña es robusta cuando está compuesta por:
- Como mínimo ocho dígitos
- Caracteres especiales como @, ¡,$, /, #
- Letras y números
- Minúsculas y mayúsculas
Otro punto que merece atención es contar con mecanismos que permitan administrar de mejor manera los accesos y cuentas administrativas para actualizarlas y llevar un control óptimo de los usuarios con privilegios en el manejo de la información critica del negocio.
Un punto adicional y de mucha importancia es implementar controles que permitan asegurar la identidad del usuario, tales como los que utilizamos cuando realizamos pagos digitales con nuestras tarjetas de crédito con notificaciones o números dinámicos al momento de pedir acceso a los sistemas importantes de nuestro negocio.
6. Selecciona un acceso seguro remoto
Ante el contexto actual, en los cuales el ataque cibernético siempre es un riesgo latente, es esencial que los colaboradores de las empresas eviten utilizar las redes Wi-Fi públicas o con bajos controles de seguridad, dado que pueden ser un riesgo al momento de acceder los datos corporativos. Por lo tanto, una opción es adoptar una conexión particular denominada Red Virtual Privada cuya sigla, VPN, deriva del inglés.
Este tipo de conexión garantiza que el acceso a los dispositivos móviles y a los ordenadores se realice por medio de la autenticación del usuario —login, contraseña y/o llave de autenticación—, aportando seguridad y privacidad al flujo de información entre en dispositivo y los recursos de la compañía.
7. Invierte en software de seguridad para tus dispositivos
Las empresas deben añadir software de seguridad a sus dispositivos para la protección de datos. Entre los principales recursos destacamos los siguientes:
- Antivirus
- Antimalware
- Firewall Personales
- Protección de correo electrónico
- Protección de navegación
- Agentes de revisión de vulnerabilidades
De hecho, estas herramientas sirven como complemento a los otros controles antes mencionados, reforzando los accesos de los sistemas y aplicaciones ante las modernas técnicas de invasión y código malicioso en los dispositivos de los colaboradores de una empresa.
8. Realiza backups frecuentes
En un ambiente corporativo, ¡imagínate el riesgo que puede representar la pérdida de la información!
Para evitar este tipo de inconveniente, lo ideal es realizar copias de seguridad de manera periódica. Esencialmente, en diferentes entornos locales y remotos. Este tipo de recurso agiliza el manejo de la información y, en consecuencia, puedes incrementar la disponibilidad en los sistemas, así como considerar algunos controles de almacenamiento seguro, como son los mecanismos de validación de integridad y el cifrado de tus datos por ejemplo.
Como resultado, es posible reducir los riesgos relacionados con la violación y la modificación de los datos, en caso que se presente un incidente.
9. Realiza asociaciones estratégicas
Además de considerar los 8 consejos señalados anteriormente, es imprescindible que emprendas alianzas comerciales que no solo aporten la tecnología necesaria para incrementar la seguridad de la información, sino también sean capaces de orientarte hacia las mejores decisiones y soluciones prácticas de la industria.
De hecho, contar con un equipo externo ampliamente capacitado, como son las propuestas de servicios administrados, pueden ofrecer recursos de acuerdo con el panorama financiero del negocio, así como crear un complemento de las expectativas futuras de las posturas de seguridad que se requieren dentro de la empresa. Dicho enfoque, permite aumentar la probabilidad de cumplir con la normativa de protección de datos personales, así como extender dichas prácticas a proteger la información confidencial de la organización, lo cual permitirá tratarlos con más fluidez y objetividad transformando las regulaciones en una robusta ventaja competitiva para tu negocio.
10. Conoce las ventajas de Ikusi
Si te ha gustado la idea de promover la protección de datos corporativos y personales contando con el apoyo de un equipo especializado, te recomendamos que apuestes en las soluciones de Ikusi principalmente en función de sus abundantes diferenciales.
Experta en su rubro e integrada con los mejores talentos del mercado, nuestra empresa puede ayudarte a llevar a cabo la transformación digital segura en tu negocio ofreciendo servicios de ciberseguridad a la medida y manteniendo altos niveles de protección de la información.
De esta manera, Ikusi busca cubrir las demandas particulares de cada empresa teniendo en cuenta las principales tecnologías de la información sin perder de vista los aspectos más importantes de la ciberseguridad aplicados en redes, nube, colaboración y TI.
Realmente, incrementar la protección de datos empresariales es un reto totalmente viable principalmente si ponemos en práctica cada uno de los consejos señalados hasta el momento.
¡Hasta aquí hemos llegado!
Esperamos que al finalizar la lectura de nuestro artículo hayas obtenido la información que estabas buscando y principalmente, encontrado los mecanismos de protección de datos compatibles con la realidad y las necesidades de tu empresa.
Verás que, luego de ponerlos en práctica, obtendrás excelentes beneficios, como:
- Visibilidad de la información interna
- Protección de datos personales e información importante de los clientes y proveedores
- Mejora de la imagen de la empresa en el mercado, dado que logra ser reconocida como un negocio seguro y confiable
- Estructuración de alianzas estratégicas con otras empresas
- Anticipación, identificación y solución ante una amenaza de ciberseguridad
Por lo tanto, podemos decir que efectuar una adecuada protección de datos es vital para el desarrollo y el crecimiento de la empresa.
¿Crees que podemos ayudarte a elevar el nivel de ciberseguridad en tu negocio? ¡Conoce más detalles sobre esta oferta tecnológica de nuestra empresa accediendo a su página en el sitio de IKUSI!