Transformando digitalmente el puesto de trabajo a través de las herramientas de colaboración

¿Por qué las herramientas de colaboración son un dinamizador de la productividad de las empresas?

Nuestra forma de trabajar ha cambiado. Basta pensar en el despliegue generalizado del teletrabajo que ha provocado la crisis del Covid-19. Necesitamos estar en permanente comunicación con los colegas de nuestra empresa, con los colaboradores externos, con los clientes y los proveedores, participamos en múltiples proyectos y necesitamos compartir mucha información de forma ágil, sencilla y segura.

Esas personas con las que colaboramos pueden estar en distintos lugares y distintas franjas horarias y las herramientas de colaboración nos permiten realizar cualquier tipo de tarea desde cualquier lugar a través de internet. Ahorramos tiempo y esfuerzo, nos coordinamos mejor y se puede realizar un seguimiento. Todo ello redunda en una mayor productividad y finalmente en un ahorro de costes.

¿Qué aportan las herramientas de colaboración empresariales frente a las informales que utilizamos en nuestras relaciones personales?

Las herramientas de colaboración empresarial proporcionan a través de un único interfaz los servicios de voz, vídeo, mensajes, reuniones virtuales entre equipos en diferentes localizaciones y nos permiten compartir e interactuar sobre todo tipo de información y archivos, integrándose con nuestros repositorios documentales.

Pero en mi opinión la principal diferencia radica en la seguridad y la protección de las comunicaciones. Nos proporcionan la seguridad de que cuando compartimos información con personas ajenas a nuestra organización no ponemos en riesgo nuestros equipos, la propia información o datos personales y empresariales sensibles. Con la arquitectura de colaboración de Cisco siempre nos aseguramos que las comunicaciones van cifradas de extremos a extremo en todos los servicios de colaboración.

Uno de los grandes olvidados a la hora de hablar de herramientas de colaboración es el canal de voz, es decir, el tradicional teléfono.

Es cierto y, sin embargo, no hay que minusvalorar su importancia. De hecho, recientes encuestas confirman que el 65% de los usuarios prefieren las llamadas de voz para intercambiar mensajes complejos y 9 de cada 10 usuarios siguen pensando que las llamadas de voz son el canal más importante en toda comunicación.

Pero las tradicionales centralitas IP locales han dejado de ofrecer el servicio que las empresas modernas necesitan para que los sistemas de voz estén disponibles para sus empleados, con independencia de sus condiciones de trabajo y localización. Entre los problemas que plantean están su coste y complejidad de administración, mantenimiento y actualización; la falta de integración de las comunicaciones de voz con el resto de los servicios de colaboración; y que estas centralitas no están disponibles para los usuarios que requieren movilidad geográfica o teletrabajan desde casa. Por todo ello, se está imponiendo una migración hacia los sistemas de voz IP en la nube.

Ustedes en Aryse trabajan con la solución de voz de Cisco. ¿Por qué?

Cisco ofrece varias soluciones de Centralistas IP en la nube que cubren todas las necesidades de nuestros clientes en cuanto a características, funcionalidades, escalabilidad, e integración.

Una de las más populares es Webex Calling que forma parte del portfolio de servicios de colaboración Webex que ofrece Cisco. Como decía antes, las herramientas de colaboración no se pueden entender de forma individual. Adquieren toda su potencialidad cuando forman parte de una plataforma de herramientas de colaboración como la que cuenta Cisco Webex.

Desde mi punto de vista, Webex es una de las plataformas de colaboración más completas que hay en el mercado , no solo por la variedad de los servicios que ofrece (telefonía, videoconferencia, mensajería, intercambio de documentación, Contact Center), sino también por ser una de las pocas soluciones en el mercado que ofrece una gran variedad de dispositivos de usuario (teléfonos de escritorio, teléfonos de sala, equipos de videoconferencia) que va a garantizar una buena experiencia de usuario a la hora de utilizar los servicios de colaboración de una manera fácil e intuitiva.

Además, Cisco lidera en solitario el mercado de centralitas IP en la nube. Estamos ante un producto más que probado por un gran número de compañías en todo el mundo.

¿Cuáles son las mayores reticencias de las organizaciones a la hora de migrar de un sistema de voz local a otro en la nube?

Las empresas nos piden, como es lógico, que el proceso se realice sin cortes en la disponibilidad del servicio y manteniendo todas las funcionalidades del sistema. Ahí el liderazgo y fiabilidad de Cisco junto con los profundos conocimientos y experiencia de Aryse nos permite garantizar que la migración se realiza al ritmo que la empresa requiere y manteniendo la operativa del sistema. Incluso en la fase de transición, Webex Calling garantiza una comunicación segura y fiable.

No en vano, Webex Calling se beneficia de la robustez, fiabilidad y disponibilidad que la plataforma Webex de Cisco ofrece en todo el mundo, con más de 20 datacenters repartidos en 7 países por todos los continentes. Garantizando, a su vez, el cumplimiento de los más altos estándares de seguridad a nivel internacional y las regulaciones internacionales sobre la privacidad y protección de datos.